Gestione amministrativa paperless

UN’AZIENDA COMPLETAMENTE PAPERLESS PER CONTENERE I COSTI E MIGLIORARE LA PROPRIA PRODUTTIVITA’:

“Dematerializzare” oggi non è solo più uno slogan: le potenzialità messe a disposizione dalla tecnologia rendono questa operazione facile, trasparente per gli utenti, veloce e poco onerosa.

Ma più che tutto gestire un’azienda senza carta può far risparmiare fino al 30% del tempo delle persone, e migliorare l’efficienza legata ai processi strategici.

 

Fatturazione Elettronica

I documenti vengono inviati al centro di digitalizzazione di Fast Point S.r.l. in qualunque formato elettronico oppure sotto forma di documento cartaceo

Fast Point si occupa di trasformare il documento ricevuto in fattura elettronica a norma di legge, rendendolo quindi:documento viene pubblicato su un sito we

- immodificabile (conversione in formato PDF o PDF/A)

- riconducibile a una data certa

- riconducibile a un soggetto certo

Fast Point, in qualità di fornitore del servizio di fatturazione in outsourcing, si occupa dell'emissione della fattura tramite trasmissione telematica del documento informatico. La trasmissione del documento può essere effettuata secondo diversi canali:

- e-mail tradizionale;

- posta elettronica certificata (PEC);

- invio cartaceo del documento tramite poste italiane.

 

Digitalizzazione e archiviazione documenti

Fast Point è in grado di digitalizzare qualunque tipo di documenti cartaceo presente in azienda: dai documenti contabili (bolle, fatture, bollette doganali, libri contabili, contratti, libri societari, ecc.), alla documentazione medica (es. cartelle cliniche, tracciati ECG, elettroencefalogrammi, ecc.); dai documenti molto grandi (es.: quotidiani, altri documenti in formato A2, ecc.) ai documenti più piccoli (es.: scontrini fiscali; ricevute per acquisto carburanti, ecc.)

Il servizio di digitalizzazione può essere erogato in outsourcing oppure presso la sede del cliente

nel caso di servizio in outsourcing Fast Point si preoccupa del recupero del documento cartaceo e del relativo trasporto presso il centro di digitalizzazione (attraverso servizio di facchinaggio); dello smistamento dei documenti; della scansione dei documenti cartacei del cliente e della correzione delle immagini affinché la visualizzazione sia assente da imperfezioni nel caso di servizio in-house, Fast Point si preoccupa di effettuare la scansione presso la sede del cliente o con attrezzature e risorse proprie (che vengono affittate al cliente per l'attività), oppure attraverso proprie risorse specializzate in logica body-rental o progetto chiavi in mano

 

Una volta effettuata la digitalizzazione, i documenti scansionati vengono indicizzati attraverso uno specifico software di gestione elettronica dei documenti. In questo modo i clienti saranno in grado:

di accedere da un qualunque computer collegato a internet ai propri documenti

di accedere ai propri documenti in massima sicurezza (gli accessi sono protetti da utente e password personali e coerenti con quanto disposto dal D.Lgs. 196/03 sulla Privacy)

di accedere ai propri documenti in locale in quanto Fast Point  fornisce ai propri clienti una copia su DVD dei documenti digitalizzati e indicizzati.

 

Distribuzione documenti

Fast Point offre il servizio di distribuzione della documentazione archiviata.

Il servizio è completo e consente, attraverso una piattaforma di unified messaging di inviare in modo semplice e sicuro i documenti in formati e impiegando diversi canali.

Il Cliente potrà scegliere come inviare i documenti:

email tradizionale: il documento viene inviato come allegato PDF a un destinatario dotato di email tradizionale. Questo canale può essere impiegato, per esempio, per inviare lettere di sollecito o per inviare le fatture PDF ai clienti (invio telematico).

Posta Elettronica Certificata (PEC): il documento viene inviato come allegato PDF da una casella PEC a una casella email tradizionale o a una casella di Posta Elettronica Certificata. Nel primo caso si produrrà l'effetto di una raccomandata semplice, nel secondo di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Questo canale può essere impiegato, per esempio, per tutte quelle comunicazioni di cui il mittente voglia avere certezza di recapito al destinatario (per es.: contratti, ordini, fatture)

pubblicazione su sito web: il documento viene pubblicato su un sito web (tipicamente l'area dedicata ai clienti di 360°) cui il destinatario potrà accedere per ricercare e scaricare il documento pubblicato. Questo sistema di distribuzione viene impiegato, per esempio, per le fatture di vendita e relativi allegati in quanto la legge prevede che la fattura si dia per emessa nel momento in cui venga pubblicata su un sito web accessibile al destinatario.

posta cartacea: tutti i documenti che devono essere inviati per forza di cose in formato cartaceo, possono essere inviati a Fast Point sotto forma digitale (es.: PDF). Fast Point penserà alla stampa, imbustamento e spedizione via sistema postale tradizionale ai destinatari indicati. L'invio dei documenti cartacei è obbligatorio, per esempio, nel caso in cui il destinatario di una fattura non dia autorizzazione alla relativa trasmissione per via telematica (della fattura in formato PDF o della fattura elettronica a norma di legge)

Il servizio di Fast Point è completo e il nostro personale specializzato si preoccuperà anche della gestione di tutte le possibile anomalie tecniche o applicative relative.

 

Conservazione Ottica Sostitutiva

Fast Point offre il servizio di conservazione sostitutiva della documentazione aziendale in outsourcing. Il personale e le tecnologie impiegate da Fast Point sono in grado di convertire il documento aziendale, in un documento elettronico dotato di tutte le caratteristiche richieste dalla normativa affinché abbia validità dal punto di vista fiscale, civilistico e penale.

I documenti inviati al centro di digitalizzazione di Fast Point oppure già in possesso del centro di digitalizzazione, vengono lavorati affinché assumano le seguenti caratteristiche:

- siano immodificabili > conversione in formato PDF o PDF/A

- siano riconducibili a una data certa > apposizione della marcatura temporale

- siano riconducibili a una persona certa > apposizione della firma digitale qualificata

Tutto il processo viene eseguito in conformità con quanto richiesto dalla legge e nei tempi previsti dalla normativa vigente. I documenti elettronici vengono conservati presso il centro di digitalizzazione di Fast Point e inviati ai legittimi proprietari (coloro che producono il documento originale) su DVD.